12 August, 2016

Gabungan Sampul Surat (Word + Excel)

Hari tu admin ada maklumkan bagi yang like posting ini di FB : Rahsia Mahir Kerja Pejabat admin akan berikan nota yang mudah untuk anda fahami.

1.  Bina 1 folder kuning pada Desktop. Klik mouse kanan pilih New >> Folder. Namakan folder atas nama “Rekod Ogos” dan tekan Enter.


2.  Buka program MS Excel, Save dahulu atas nama “Data Penting” di dalam Desktop >> pilih folder “Rekod Ogos”.  Taipkan pada A1 Nama Calon, pada B1 taipkan Baris Alamat 1, pada C1 taipkan Baris Alamat 2 & pada D1 taipkan Baris Alamat 3. Untuk lebarkan column aktifkan kekotak pilih Format >> Autofit Column width. Ciptakan 5 rekod data pada baris A2 hingga D2 & ke bawah hingga ada 5 rekod. Tutup dokumen tersebut klik File >> Close >> Save.


3.  Buka pula program MS Word, Save dahulu atas nama “Sampul Surat Data Penting” di dalam Desktop >> pilih folder “Rekod Ogos”.  Klik Mailings >> Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard >> Step 1 : Envelope >> Step 2 : Change document layout klik pilihan sampul surat >> Ok >> paparan sampul surat keluar. Enter 3 kali & tab 3 kali taipkan perkataan “Kepada :-“. Cari kekotak sampul surat di ruang tengah. Tandakan kekotak dengan huruf A. Bawa kekotak sampul surat ke atas (lihat gambar). Nota : kekotak ini hanya akan muncul di ruangan tengah sekiranya memlilih format sampul surat sahaja.


4.  Step 3 : Use an existing list >> Step 4 >> Next : Arrange your Envelope. Pilih Desktop >> pilih folder “Rekod Ogos” >> “Data Penting” >> Ok & Ok. untuk mengisi ruang kosong klik pada Mailings >> Insert Merge Field >> pilih Nama Calon tekan Enter sehingga tamat yang diperlukan. Tambahkan jarak 1.5 lines untuk menjarakkan teks atas bawah hanya klik pada penjuru kekotak tekan Ctrl+5.


5.  Untuk memaparkan rekod yang digabungkan melalui MS Excel klik pada Preview Result. Untuk melihat rekod selanjutnya klik Next Record. Tambahkan alamat pengirim di bahagian bawah. Untuk mengetahui rekod yang ditaip pada sampul surat dengan data MS Excel tadi klik pada Highlight Merge Fields.



6.  Akhir sekali klik File >> Close >> Save. Buka semula dokumen tersebut akan terpapar arahan klik Yes untuk mendapatkan kembali rekod yang digabungkan.

Nota tutorial ini disunting oleh Cikgu Adawiah untuk tatapan pembaca blog tersayang.


Berikut kiriman WhatApp CA dengan pelajar CA yang menunjukkan hasil tugasannya berdasarkan yang telah dipelajari rekod data dapat diringkaskan dengan mudah tanpa mencetak memadam rekod sebelum ini. kaedah in menjimatkan masa serta lebih efisyen dan tersusun.